Comment rédiger un cahier des charges vidéo ?

Expliquer le besoin avant de décrire la vidéo

Présentez brièvement l’organisation, le contexte de la commande et la difficulté que la vidéo doit aider à résoudre. Un prestataire comprend mieux une demande de film employeur s’il connaît le problème de recrutement, les publics concernés et les supports sur lesquels le contenu sera utilisé.

Distinguez le résultat recherché du moyen imaginé. « Faire connaître un service auprès de nouveaux clients » ouvre un travail de conception ; « tourner trois interviews » décrit déjà une solution. Vous pouvez mentionner vos préférences, mais laissez au prestataire la possibilité de proposer un dispositif plus pertinent.

• Présentation courte de l’organisation
• Origine et enjeu de la commande
• Public principal et publics secondaires
• Action attendue après visionnage
• Indicateurs qui permettront d’évaluer le résultat

Hiérarchiser les messages et les preuves

Une vidéo ne peut pas tout dire avec la même force. Formulez un message principal en une phrase, puis trois à cinq idées secondaires. Pour chacune, indiquez les preuves disponibles : témoignage, démonstration, données, lieu, produit, archive ou situation réelle.

Signalez aussi les formulations obligatoires, sujets sensibles, éléments confidentiels et personnes habilitées à parler. Si un service juridique ou une direction doit valider le contenu, précisez à quel moment et sous quel délai. Cette information influence directement le planning.

• Message principal mémorisable
• Arguments ou preuves disponibles
• Ton et niveau de langage
• Mentions imposées ou interdites
• Personne responsable de la validation éditoriale

Le cahier des charges décrit ce qui doit être compris. Le scénario décidera comment le faire ressentir et retenir.

Décrire tous les usages et livrables attendus

La vidéo principale n’est souvent qu’une partie de la commande. Listez les versions courtes, extraits, accroches, formats verticaux ou carrés, sous-titres, langues, audiodescription, vignettes et exports techniques. Indiquez pour chaque livrable sa durée, son ratio, son canal et sa date.

Précisez si vous attendez les fichiers de projet, les rushes, une musique avec un périmètre de droits défini ou seulement les masters finaux. Ces éléments modifient le stockage, la postproduction, les licences et le prix. Une matrice de livrables évite les demandes ajoutées en fin de projet.

• Master principal et durée cible
• Déclinaisons par réseau ou écran
• Sous-titres, langues et accessibilité
• Résolution, codec et mode de transfert
• Rushes, fichiers sources et durée d’archivage

Donner les contraintes qui changent réellement la production

Indiquez les lieux pressentis, les dates indisponibles, le nombre d’intervenants, les accès, les autorisations déjà obtenues et les éléments que vous pouvez fournir. Mentionnez les contraintes de sécurité, de confidentialité, de marque, d’environnement ou d’accueil du public.

Si le tournage doit se dérouler pendant une activité réelle, décrivez ce qui peut être interrompu ou non. Pour des interviews, précisez les langues, la disponibilité et l’expérience éventuelle des personnes face caméra. Le prestataire pourra alors prévoir repérage, accompagnement éditorial et temps de préparation adaptés.

• Lieux, dates et plages horaires
• Intervenants et disponibilité
• Matériaux existants : charte, photos, archives
• Autorisations et confidentialité
• Contraintes d’accès, de bruit ou de sécurité

Annoncer un budget et un calendrier exploitables

Une fourchette budgétaire aide à proposer le bon niveau de dispositif. Sans repère, un même brief peut recevoir une réponse légère et une production beaucoup plus ambitieuse, toutes deux cohérentes mais impossibles à comparer. Si le budget n’est pas arrêté, demandez plusieurs scénarios clairement différenciés.

Construisez le calendrier à rebours depuis la diffusion. Réservez du temps pour le cadrage, l’écriture, le repérage, le tournage, le montage, les retours, les corrections, les sous-titres et les exports. Limitez le nombre de boucles de validation et désignez une personne capable de consolider les remarques.

• Budget ou scénarios attendus
• Date de diffusion réellement impérative
• Jalons et délais de validation
• Nombre de versions de travail
• Interlocuteur décisionnaire

Demander une réponse qui facilite la comparaison

Indiquez la forme attendue : note d’intention, méthode, composition de l’équipe, calendrier, devis détaillé, hypothèses, références et périmètre de droits. Demandez aux candidats d’identifier les zones d’incertitude et les options. Une réponse transparente vaut mieux qu’un prix global difficile à interpréter.

Annoncez les critères de décision et leur importance : compréhension, qualité de la proposition, expérience pertinente, organisation, disponibilité, accessibilité, responsabilité environnementale ou prix. Les critères doivent correspondre aux risques réels du projet, pas seulement à une liste générique.

• Méthode et parti pris proposés
• Équipe mobilisée et responsabilités
• Planning avec validations
• Devis, hypothèses et options
• Références comparables et droits associés